• Få vores eksperters råd til, hvordan jeres konferencerejse også bliver en succes
  • Auditoriet i The Aircraft i Frankfurt am Main er indrettet som en flykabine
  • Hold jeres konference i udlandet
  • Der skåles i hvidvin

3 K’er, der gør konferencerejsen en succes

Skab resultater med kommunikation, kontakter og kontrol

Gennem sine 30 år i branchen har vores projektleder Jens Christian Jensen organiseret utallige konferencerejser med alt fra 10 til mange tusinde deltagere. Ifølge ham kan opskriften på den gode konferencerejse koges ned til tre ord: Kommunikation, kontakter og kontrol. Få hans tips her.

Forretningsmødedet starter med en plan

At arrangere en konferencerejse handler om meget mere end at booke fly og mødelokale og lave et par middagsreservationer. Hvis du selv har prøvet det før, ved du, hvad vi taler om. En konferencerejse er en endeløs kabale af interesser og behov og aftaler, som måske – måske ikke – bliver overholdt, og planlægningsarbejdet kommer altid til at tage mere tid end ventet.

Intet går efter bogen, når man har med mennesker at gøre, og det, som I troede var en nem løsning, kan pludselig ikke lade sig gøre alligevel.

ALDRIG MERE BØVL OG BEKYMRINGER

Hos Nyhavn Rejser fritager vi jer for bøvlet og bekymringerne, så I kan fokusere på at få tilrettelagt et spændende program og nyde rejsen sammen med jeres kolleger. Vi udnytter vores verdensomspændende netværk til at finde de bedste løsninger, der giver mest værdi for pengene, og vi er altid klar med hjælp og vejledning før, under og efter rejsen.

Selv om I holder jeres møde i et beduintelt i Dubais ørken, er her alt professionelt udstyr til rådighedDe rette rammer betyder alt

Når vi hos Nyhavn Rejser går i gang med at planlægge en konferencerejse, er det altid rammerne, der er udgangspunktet. Hvor stort et lokale skal I bruge? Er der brug for flere lokaler – eksempelvis til workshops eller interviewsessions? Hvordan skal borde og stole opstilles, og skal der kunne afholdes en paneldebat? Skal der præsenteres udstillingsmateriale? Har I nogen særlige ønsker til lysindfaldet? Hvilket AV-udstyr har I brug for – og i hvor mange lokaler?

styr på detaljerne

"Den gode kommunikation med kunden er altafgørende. Hvis det er muligt, tager jeg altid et personligt møde, så jeg kan få så mange detaljer som muligt på plads med det samme, og jeg kan få en fornemmelse af hvilken type deltagere, her er tale om," siger Jens Christian.

Afslut dagen med et glas champagne i London Eye

De rette kontakter betyder endnu mere

Efterhånden som detaljerne kortlægges, taler vi os frem til hvilke destinationer, der kunne være relevante at undersøge nærmere. Måske har I allerede selv gjort jer nogle overvejelser i forhold til jeres virksomheds lokalafdelinger, eller måske skal konferencen kombineres med et besøg hos en specifik virksomhed eller kunde. Så undersøger vi med vores lokale samarbejdspartnere, hvordan vi bedst muligt får jeres ønsker og behov til at matche. 

Hold jeres møde i Dubai, og kom på dune bashing i Den Arabiske ØrkenAktiviteter og logistik

"Mange kombinerer også konferencen med et socialt arrangement, og her er der ofte en særlig destination, som man drømmer om at opleve sammen. Så finder vi den bedst mulige løsning ud fra kundens budget og behov. I andre tilfælde kan det være logistikken, der er afgørende, især hvis deltagerne kommer fra flere forskellige områder eller lande. Så ser vi på, hvilke lufthavne der har de bedste forbindelser," forklarer Jens Christian.

Hotel Marina Bay Sands i Singaporeer der Sengepladser nok?

Især på de mere populære destinationer og konferencehoteller kan det i perioder være vanskeligt at finde sengepladser til alle deltagere under samme tag. Her betaler det sig igen at have overblikket og de rette kontakter. Vores gode relationer gør, at vi mange gange kan tale os frem til en løsning, som et hotel måske ellers ville have takket nej til, hvis det var på forespørgsel fra en fremmed kunde.

Alt er klart til gæsters ankomst til The Sound of Silence Dinner ved Ayers RockGastronomi og lokalmiljø

"Og så skal deltagerne have noget at spise, tilføjer Jens Christian. – Som regel vil de gerne se noget andet end de lokaler, hvor de har opholdt sig hele dagen, så det er vigtigt, at der er noget miljø uden for hotellet og nogle restauranter af en ordentlig kvalitet. Her trækker jeg igen på vores lokale partnere. De har arbejdet sammen med Nyhavn Rejser i mange år, og de kender vores høje kvalitetskrav og ved, hvad de skal se efter."

Villa Samadhi i Kuala Lumpur, Malaysia er klar til jeres møde

Få overblik med vores online registreringssystem

Når alle aftaler er indgået, er det blot et spørgsmål om at få jeres deltagere registreret. Det håndterer vi naturligvis også.

"Nyhavn Rejsers webbaserede registreringssystem er en fantastisk hjælp til selvhjælp. Her kan deltagerne selv indtaste de fornødne informationer. Systemet gør det også muligt for arrangøren hurtigt og nemt at sende beskeder til den enkelte deltager, eksempelvis hvis et middagsarrangement bliver udskudt en halv time, eller et møde bliver rykket til et andet lokale," forklarer Jens Christian.

Skræddersyet system

Som arrangører kan I selv være med til at bestemme, hvilke informationer deltagerne skal opgive – lige fra særlige kostønsker til tilmelding til specifikke møder og aktiviteter. Med vores registreringssystem har I alle informationer samlet ét sted og skal ikke bøvle med holde rede på et væld af lister, e-mails og excel-ark.

Få vores eksperters råd til, hvordan jeres konferencerejse også bliver en succes

kontrol og tryghed går hånd i hånd

Uanset hvor lang tid i forvejen, I planlægger jeres konferencerejse, og hvor grundigt, I har forberedt jer, så er det altid nervepirrende, når konferencerejsen endelig skal afvikles. Er der styr på alle detaljerne?

"Ja!" siger Jens Christian. "Det er der. Men derfor dobbelttjekker jeg nu alligevel altid en sidste gang."

Møder behøver ikke altid være kedeligeVI FØLGER OP, SÅ I IKKE SKAL

Med så mange informationer, som der kommunikeres på kryds og tværs op til en konference, er der nemt noget, der kan glippe undervejs. Men den bekymring er I fritaget for, for jeres projektleder hos Nyhavn Rejser sørger for at følge op på alle aftaler.

Tag os med på rejsen

"Hvis kunden ønsker det, kan vi også arrangere, at der følger en teknisk rejseleder med på rejsen," siger Jens Christian. "Så kan kunden fokusere på sine deltagere, mens rejselederen tager sig af al kommunikationen med leverandørerne. Og skulle der mod forventning være en detalje, der er smuttet, så sørger vi for, at der omgående bliver fundet en løsning. Det er jo det, vi er der for."

Travle mennesker i en lufthavnVi arrangerer også jeres kongresrejse

Skal I eller jeres medarbejdere deltage i en kongres i ind- eller udland, så hjælper vi også med det. Vi sørger for, at I bliver tilmeldt, og vi arrangerer alt det logistiske med fly og hotel og eventuel transport på destinationen. Vi afhenter jeres kongresmateriale og sørger for, at det ligger klar ved ankomst på hotellet. Skal I mødes med egne partnere eller kunder under kongressen, booker vi de bedst egnede mødelokaler til jer.

Hos Nyhavn Rejser har vi arrangeret kongresrejser inden for et utal af forskellige brancher – lige fra medicin og IT til fotografi og litteratur.

Få hjælp til arrangementet for virksomheden eller foreningen

Vi har nogle af branchens mest erfarne eksperter i erhvervsgrupperejser - møderejser, konferencer, kongresser, kick-offs og events. Tal med dem om dit næste arrangement. Gør brug af vores eksperters viden og kreativitet i idéfasen og handlekraft, når dit arrangement skal gennemføres. Ring og få et arrangement skræddersyet efter dine mål og ønsker. Ring 33 18 84 50