• Stor konference - er dette din plads?
  • Arbejde ved pc'en
  • Yes we can!
  • Den Blå Lagune i Island

7 gode råd til den perfekte konference

Små ting kan gøre en stor forskel

Det behøver ikke være de store og dyre tiltag, der skaber værdi for din konference. Små ting som en gennemtænkt og kreativ invitation, det korrekte valg af destination og et program, der også giver plads til deltagerens engagement, er alt sammen med til at gøre netop dine konferencer populære.

Kom godt i gang

Det er vigtigt at have en realistisk tidsplan, for det at planlægge og gennemføre et vellykket arrangement kræver en masse arbejde. Mange gør den fejl, at de ud over deres daglige arbejde også lige skal arrangere en konference. Men det kræver mere end at reservere et lokale, eventuelle hotelværelser og et par måltider. Det ved enhver, der selv har stået med ansvaret.

Derfor: Sørg for, at der er afsat rigtig god tid til selve opstarten og så selvfølgelig i ugerne inden konferencens start. Allier dig med hjælpere, internt såvel som eksternt. Du kan ikke selv stå for alt. Start også så tidligt som muligt, gerne et helt år før, det giver dig mange flere muligheder for at få de ønsker opfyldt , der står øverst på din liste i forhold til sted, foredragsholdere osv.

Hvis du ikke har en tjekliste fra sidste konference, så start med at opliste alle mulige og umulige ting. Det, du har brug for. Det, du kan få brug for. Og så til sidst det, du ikke tror, at du får brug for.

Et godt arbejdsredskab såsom en web baseret tilmeldingsside er et must uanset antallet af deltagere. Med en god start og en velorganiseret planlægning er du godt på vej.

Hvem er din målgruppe?

Det er ikke lige meget, hvem dine deltagere er i forhold til valg af periode, sted og indhold. Derfor, brug tid på at sætte dig ind i, hvem din målgruppe er. Er det personer der deltager i mange konferencer året igennem? Så har de højere forventninger, end hvis din målgruppe er knap så erfarne mødedeltagere.

Planlægger du eksterne foredragsholdere, er det vigtigt at vælge et emne, der når helt ud til sidste deltager.

Et tema til din konference

Med et tema som drejepunkt vokser kreativiteten i din planlægning, fordi du har noget at sætte fokus på. Vælger du f.eks. ”Grøn, grønnere, grønnest”, giver det sig selv at vælge en lokalitet, der har fokus på miljøet. Det kan f.eks. være et konferencecenter, der har turismens miljømærke ”Green Key”, og som er kendt for at tænke på trivsel og sundhed. Din invitation kunne så være grøn, den eksterne foredragsholder kunne være en af tidens sundhedsguruer, og måltiderne kunne være en ekstra sund oplevelse.

Eller hold møde i Skagen med Skagensmalernes kunst som tema. Fantasien går med det samme i gang med at skabe ekstra oplevelser …. farver, lys, mal selv-aktivitet, foredrag, lokale besøg osv.

Hvor skal det holdes?

At finde det rigtige sted er en meget stor faktor for et vellykket arrangement.

Lægges der vægt på det sociale samvær mellem møderne, er det vigtigt at vælge et sted langt fra bylivets fristelser.

Sørg for at stedet i størrelse svarer til din gruppes størrelse, det giver mere nærvær. At holde møde i en halvtom sal signalerer ikke ligefrem succes.

Er årstiden til det, så tænkt på muligheden for at holde en del af konferencens møder udendørs – store tanker og nye ideer får frit spil i uvante omgivelser.

Indlæring via leg

Alt for mange konferencer ligner hinanden! Derfor giver fælles oplevelser deltagerne noget at ”hænge sin hat på”. Det bliver simpelthen lettere at huske indholdet af konferencen.

”Kan du huske det, vi talte om på konferencen, hvor vi sad på træstammer omkring bålet i skoven?”

Eller vælg et konferencested, der f.eks. samtidig giver mulighed for udendørs pauser i sneen, uanset om det er på ski eller for sammen at bygge en iglo.

Eller arranger små opgaver, som deltagerne skal løse sammen i løbet af konferencen. Står der gruppearbejde og en efterfølgende præsentation i dagens program, så lad deltagerne præsentere deres forslag i form af en sang, en sketch, eller lidt mere avanceret, lad dem producere en film. Engagementet bevares, og budskabet huskes.

Budgettet skal holdes

Det er selvfølgelig vigtigt fra start at have helt styr på budgettet. Det kræver, at du har et så realistisk budget som muligt.

Husk at have god plads til uforudsete udgifter, for dem kan du ikke undgå, uanset hvor god en planlægger du er.

Undersøg priserne på forhånd på alt lige fra lokaleleje, mødevand, trykning af materiale, fragt, tilladelser og forsikringer til foredragsholdere, underholdning og catering. Gennemgå sidste konferences regnskab. Alt sammen for at få et så realistisk budget som muligt. Det gør arbejdet meget sjovere, når de økonomiske overraskelser minimeres.

God opfølgning

Hvordan gik det? Hvad syntes deltagerne? Alt sammen utroligt vigtigt for dig at få svar på. Svar, du kan bruge positivt, når du skal forberede din næste konference.

Fra Nyhavn Rejser Groups, Events & Incentives online registreringssystem kan vi sende evalueringsskema elektronisk ud til alle deltagere, der er registreret til konferencen, og derfor meget hurtigt levere det færdige resultat til dig.

Kontakt os, før du går i gang med din næste konference. Vi har mange års erfaring, som vi meget gerne deler med dig.

Få hjælp til arrangementet for virksomheden eller foreningen

Vi har nogle af branchens mest erfarne eksperter i erhvervsgrupperejser - møderejser, konferencer, kongresser, kick-offs og events. Tal med dem om dit næste arrangement. Gør brug af vores eksperters viden og kreativitet i idéfasen og handlekraft, når dit arrangement skal gennemføres. Ring og få et arrangement skræddersyet efter dine mål og ønsker. Ring 33 18 84 50